(NEW) Project Charter Sistem Pengadaan Barang
Project
Charter Document
Project Name: Pembuatan Sistem Informasi Pengadaan Barang
Company : PT
PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
Focus Area: Website Design
Product/Process: Website
Project Time :
Cost Estimation : Rp 25.000.000 ,00
Prepared By
|
Document Owner(s)
|
Project/Organization
Role
|
|
|
|
||
|
Faris Ponighzwa
|
Project Manager
|
|
|
|
|
|
|
Cayza Angka
|
Developer
|
|
|
|
|
|
|
Imam Zarqoni
|
Stakeholder
|
|
|
|
|
|
Project Charter Version Control
|
Version
|
Date
|
Author
|
Change Description
|
|
|
|
||||
|
1.0
|
21/03/2016
|
|
Document created
|
|
|
|
|
|
|
|
Confidential
project-charter-kelompok-7
(1)
Last printed on 3/21/2016 7:23:00 AM
TABLE OF CONTENTS
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
8
|
PROJECT
REFERENCES ..........................................
|
9
|
|
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
Confidential Page 2 3/21/2016
1 PROJECT
CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah pembuatan sebuah sistem
pengadaan barang di gudang untuk PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO).
Website ini sebagai media untuk pengadaan barang yang ada digudang, sebab pada
saat ini masih menual atau belum dilakukan otomatisasi oleh sistem. Sehingga
perlu adanya sistem yang mendukung proses bisnis untuk perusahaan tersebut.
2
PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
•
Project
goals
•
Objectives
•
Scope
•
Assumptions
•
Risks
•
Costs
•
Timeline
•
Approach
•
Organization
3
PROJECT OVERVIEW
Proses bisnis pengadaan barang yang terjadi dalam PT
PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK selama ini dilakukan
secara manual dan kurang teroganisir. Hal ini menyebabkan tingginya tingkat
kesalahan atau suatu proses bisnis yang terlewat. Sehingga perlu dilakukan
komputerisasi dalam proses bisnis yang dilakukan tersebut untuk membantu semua
proses bisnis yang ada.
Implementasi website yang akan dibangun akan membantu
proses bisnis yang ada akan lebih mudah. Rancang website yang digunakan akan
mengacu pada proses bisnis yang ada dengan cara menggali sumber dari
stakeholder yang ada untuk membangun suatu sistem
Confidential Page 3 3/21/2016
4 PROJECT
SCOPE
4.1
Goals and Objectives
|
Goals
|
Objectives
|
|
|
|
|
|||
|
Proyek akan menampilkan data-data yang
berkaitan tentang proses keluar masuk barang
|
1.
|
Melakukan interview kepada pimpinan perusahaan
yang terkait
|
|
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
2.
|
Melakukan interview kepada pegawai
perusahaan yang terkait
|
|
|
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
3.
|
Mengembangkan halaman / page
webiste mengenai
Informasi perusahaan
|
|
|
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
Proyek akan
memberikan dan
mengembangkan fitur
download laporan
secara berkala
|
1.
|
Mengembangkan fitur download pada
website
|
|
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
|
|||
|
2.
|
Menyiapakan storage
untun menyimpan laporan secara berkala
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
4.2
Departmental Statements of Work (SOW)
|
Departmental
SOW
|
Owner/Prime
|
Due Date/Sequence
|
|
Penggalian kebutuhan dengan stakeholder
|
Project Manager, inventory administrator,
stakeholder
|
Penggalian kebutuhan untuk menentukan
kebutuhan fungsional
|
|
Pembuatan SKPL
|
Project Manager, Sistem analis
|
Project Manager dan Sistem analis membuat
SKPL untuk mendefinisikan kebutuhan-kebutuhan yang telah diperoleh
|
|
Menentukan alur program
|
Sistem analis, programmer
|
Sistem Analis dan programmer menentukan alur
dengan cara membuat workflow untuk dasar awal membangun aplikasi
|
|
Menentukan konsep pengerjaan
|
Sistem Analis dan programmer membuat DPPL
sebagai dokumen dasar merancang perangkat lunak
|
|
|
Implementasi pada perangkat lunak
|
programmer
|
Programmer melakukan implementasi pada
perangkat lunak
|
|
Testing dan simulasi
|
tim proyek
|
Uji coba terhadap perangkat lunak yang telah
dibuat
|
|
Pembuatan dokumentasi
|
Sistem analis, programmer
|
Sistem analis dan programmer melakukan
pembuatan dokumentasi agar jika perangkat lunak dikembangkan terdapat user
manual yang dimengerti programmer
|
|
User Manual dan Training
|
inventory administrator
|
Inventory administrator membuat user manual
dan training agar dapat direlease
|
Confidential Page 4 3/21/2016
4.3
Project Deliverables
|
Departmental
SOW
|
Deliverable
|
|
Penggalian
kebutuhan dengan stakeholder
|
· Informasi
mengenai PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
· Informasi
mengenai proses bisnis yang ada
· Informasi
mengenai proses bisnis mengenai alur pengadaan barang yang telah diterapkan
· Informasi data yang terkait
|
|
Pembuatan
SKPL
|
· Mendefinisikan
kebutuhan yang telah didapatkan agar dapat dibaca programmer
· Mendefinisikan
dari proses bisnis menjadi kebutuhan yang akan diimplementasikan pada sistem
|
|
Menentukan
alur program
|
· Pembuatan
workflow untuk masing-masing modul.
|
|
Menentukan
konsep pengerjaan
|
· Pembuatan
DPPL sebagai dasar dari implementasi pada perangkat lunak yang akan dibangun.
|
|
Implementasi
pada perangkat lunak
|
· Implementasi
dengan cara pembuatan source code berdasarkan dasar-dasar yang telah dibuat
seperti SKPL, Workflow, dan DPPL
|
|
Testing
dan simulasi
|
· Testing
awal dilakukan untuk melakukan pengecekan apakah setiap proses bisnis yang
dibutuhkan telah diimplementasikan
· Simulasi
dilakukan untuk melakukan ujicoba aplikasi pada real time
|
|
Pembuatan
dokumentasi
|
· Dokumentasi
ditulis agar perangkat lunak dapat dikembangkan lagi oleh penyedia lainnya
|
|
User
Manual dan Training
|
· User
manual dan training diadakan untuk melakukan sosialiasi agar perangkay lunak
terasa familier ketika digunakan.
|
4.4
Deliverables Out of Scope
Tidak
termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi
diluar proses pengadaan barang yang terjadi pada PT PELABUHAN INDONESIA.
Confidential Page 5 3/21/2016
Jika proses bisnis tersebut terdapat kaitan yang cukup
besar dalam pengadaan barang, maka proses bisnis tersebut akan
diimplementasikan. Namun jika proses bisnis tersebut terdapat kaitan namun
hanya sebagian kecil, maka proses bisnis tersebut dianggap diluar ruang lingkup
proyek.
4.5
Project Estimated Costs & Duration
|
Departmental
SOW
|
Date
Estimate
|
Deliverable
|
Convidence
Level
|
|
Penggalian
kebutuhan dengan stakeholder
|
20/04/2016
|
· Informasi
mengenai PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
· Informasi
mengenai proses bisnis yang ada
· Informasi
mengenai proses bisnis mengenai alur pengadaan barang yang telah diterapkan
· Informasi
data yang terkait
|
High
|
|
Pembuatan
SKPL
|
02/05/2016
|
· Mendefinisikan
kebutuhan yang telah didapatkan agar dapat dibaca programmer
· Mendefinisikan
dari proses bisnis menjadi kebutuhan yang akan diimplementasikan pada sistem
|
High
|
|
Menentukan
alur program
|
05/05/2016
|
· Pembuatan
workflow untuk masing-masing modul.
|
Medium
|
|
Menentukan
konsep pengerjaan
|
09/05/2016
|
· Pembuatan
DPPL sebagai dasar dari implementasi pada perangkat lunak yang akan dibangun.
|
Medium
|
|
Implementasi
pada perangkat lunak
|
19/05/2016
|
· Implementasi
dengan cara pembuatan source code berdasarkan dasar-dasar yang telah dibuat
seperti SKPL, Workflow, dan DPPL
|
High
|
|
Testing
dan simulasi
|
25/05/2016
|
· Testing
awal dilakukan untuk melakukan pengecekan apakah setiap proses bisnis yang
dibutuhkan telah diimplementasikan
· Simulasi
dilakukan untuk melakukan ujicoba aplikasi pada real time
|
High
|
|
Pembuatan
dokumentasi
|
27/05/2016
|
· Dokumentasi
ditulis agar perangkat lunak dapat dikembangkan lagi oleh penyedia lainnya
|
Medium
|
|
User
Manual dan Training
|
03/06/2016
|
· User
manual dan training diadakan untuk melakukan sosialiasi agar perangkay lunak
terasa familier ketika digunakan.
|
Medium
|
Confidential Page 6 3/21/2016
5 PROJECT
CONDITIONS
5.1
Project Assumptions
• Proyek
ini diasumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan
website mengenai satu focus, yaitu PT PELABUHAN
INDONESIA III (PERSERO)
•
Proyek ini diasumsikan dapat membantu karyawan PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) mengenai
proses bisnis yang ada di gudang
•
Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan
selalu diperbaharui data yang ada di database agar dapat memberikan informasi
yang actual bagi para pekerjanya.
5.2
Project Issues
Priority Criteria
1−High-priority/critical-path issue;
requires immediate follow-up and resolution.
2
−Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project
milestone. 3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.
|
#
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status &
Resolution
|
|
1
|
Anggota tim
|
Low
|
Project
|
Kemungkinana
|
Mempunyai anggota
|
|
|
mendapatk
|
|
Manager
|
terjadi hal yang
|
cadangan yang siap
|
|
|
an musibah
|
|
|
tidak diharapkan
|
dipekerjakan sesuai
|
|
|
|
|
|
yang menimpa
|
dengan keahlian yang
|
|
|
|
|
|
anggota tim
|
dibutuhkan
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
Listrik mati
|
High
|
Web
|
Kemungkinan
|
Menyiapkan aliran listrik
|
|
|
pada saat
|
|
Develop
|
terjadi mati listrik
|
cadangan menggunakan
|
|
|
pengemban
|
|
er,Web
|
pada saat
|
genset, atau UPS untuk
|
|
|
gan aplikasi
|
|
Designer
|
pengembangan
|
keadaan mendesak.
|
|
|
web
|
|
|
proyek.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
Data Hilang
|
High
|
Tim
|
Dimungkinkan
|
Melakukan backup secara
|
|
|
|
|
Proyek
|
sekali data
|
berkala pada media
|
|
|
|
|
|
dapat hilang
|
penyimpanan yang
|
|
|
|
|
|
begitu saja
|
terpisah dengan komputer
|
|
|
|
|
|
karena ancaman
|
untuk mengembangan.
|
|
|
|
|
|
virus dan
|
Menggunakan tools
|
|
|
|
|
|
bencana yang
|
pendukung keamaan
|
|
|
|
|
|
tidak terduga
|
komputer pengembangan
|
|
|
|
|
|
|
seperti antivirus.
|
|
|
|
|
|
|
|
5.3
Project Risks
|
#
|
Risk Area
|
Likelihood
|
RiskOwner
|
Project
Impact-Mitigation Plan
|
|
1
|
Waktu
|
High
|
Project
|
Meeting dilakukan dengan
mencari
|
|
|
untuk
|
|
Manager
|
hari
yang longgar dan
sebisa
|
|
|
|
|
|
|
Confidential Page 7 3/21/2016
|
#
|
Risk Area
|
Likelihood
|
RiskOwner
|
Project
Impact-Mitigation Plan
|
||||||
|
|
melakukan
|
|
|
mungkin
|
diadakan
|
pertemuan
|
||||
|
|
pertemuan
|
|
|
setiap
|
harinya
|
walaupaun
|
hanya
|
|||
|
|
sangat sulit
|
|
|
sebentar.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Jika belum mengatasi
solusi lain
|
||||||
|
|
|
|
|
adalah
|
|
melakukan
|
netmeeting
|
|||
|
|
|
|
|
untuk memecahkan masalah jarak
|
||||||
|
|
|
|
|
dan waktu.
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
||||||
|
2
|
Informasi
|
Medium
|
Project
|
Mencari stakeholder yang lainnya
seperti karyawan yang pernah bekerja di
gudang
|
||||||
|
|
dari
|
|
Manager
|
|||||||
|
|
stakeholder
|
|
|
|||||||
|
|
utama
|
|
|
|||||||
|
|
kurang
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
3
|
Ruang
|
High
|
Project
|
Melakukan inisiasi diawa mengenai
|
||||||
|
|
Lingkup
|
|
Manajer
|
batasa-batasan atau
constrains
|
||||||
|
|
proyek
|
|
|
yang terdapat dalam
proyek
|
|
|||||
|
|
melebar
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
terlalu luas
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
4
|
Waktu
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat
|
schedule
|
task
|
pada
|
|||
|
|
pengerjaan
|
|
|
setiap
|
kegiatan yang
|
berkaitan
|
||||
|
|
proyek
|
|
|
dengan
|
proyek
|
yang
|
disesuaikan
|
|||
|
|
terlambat
|
|
|
dengan
|
|
kesepakatan
|
pengerjaan
|
|||
|
|
dari target
|
|
|
proyek dan jumlah anggota tim.
|
||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
5
|
Kurangnya
|
Medium
|
Project
|
Mencari
|
atau
|
merekrut
|
anggota
|
|||
|
|
personil tim
|
|
Manager
|
baru yang sesuai
dengan bidang
|
||||||
|
|
|
|
|
keahlian yang dibutuhkan
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5.4
Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan
adalah sebagai berikut :
•
Proyek
hanya melakukan pengembangan terhadap aplikasi web yang bersifat sistem
informasi.
•
Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai
dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.
•
Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang
telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati.
Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam
dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
•
Tingkat
sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.
Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus
untuk PT
PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)
6 Project
Structure Approach
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah
dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak
stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah
cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh
untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek
aplikasi web profiling.
Confidential Page 8 3/21/2016
|
7
|
Project Team
Organization Plans
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Project Team Role
|
Project Team
Member(s)
|
Responsibilities
|
|
|
|
|
Project Manager
|
Cayza Angka
|
•
|
Melakukan interview
|
|
|
|
|
|
|
terhadap stakeholder
|
|
|
|
|
|
|
proyek
|
|
|
|
|
|
•
|
Melukan pembagian
|
|
|
|
|
|
|
tugas
|
|
|
|
|
|
•
|
Control Project Team
|
|
|
|
|
|
•
|
Bertanggung jawab atas
|
|
|
|
|
|
|
berjalannya proyek
|
|
|
|
|
|
•
|
Finnancial
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Web Developer
|
Cayza Angka
|
•
|
Melakukan
|
|
|
|
|
|
|
pengembangan website
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Web Designer
|
Cayza Angka
|
•
|
Desain interface website
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Website Analyst
|
Cayza Angka
|
•
|
Melakukan analisa
|
|
|
|
|
|
|
terhadap rancangan
|
|
|
|
|
|
|
website
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Dokumentator
|
Cayza Angka
|
•
|
Dokumentasi pengerjaan
|
|
|
|
|
|
|
proyek
|
|
|
|
|
|
•
|
Dokumentasi
|
|
|
|
|
|
|
pengembangan website
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tester
|
Faris Ponighzwa
|
•
|
Melakukan pengujian
|
|
|
|
|
|
|
terhadap fitur-fitur
|
|
|
|
|
|
|
website
|
|
|
|
|
|
•
|
Memberikan feedback
|
|
|
|
|
|
|
|
8 APPROVALS
Prepared by
Approved by
Confidential Page 9 3/21/2016
Comments
Post a Comment