UTS MPPL F 5113100121
1.
Kurang lebih gambaran sistem dari aplikasi e surat akan seperti berikut:
- Modul Pengiriman Surat
- Modul Pencarian surat.
- ModulPenerimaan Surat
- Modul mencetak laporan.
- Modul Arsipkan Laporan
Kurang lebih gambaran sistem dari aplikasi e surat akan seperti berikut:
Screenshot contoh aplikasi:
3.
Judul : Sistem E-Surat Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten/Kota Terkait.
Tujuan : Memberikan
gambaran mengenai alur proses Administrasi surat menyurat pada
lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang mencakup pada
penanganan surat masuk, surat keluar.
Ruang Lingkup : Sistem E-Surat yang dapat menerima dan mengirim surat. Dan dapat mencetak laporan rekapitulasi surat masuk dan keluar serta melakukan pengarsipan surat.
4.
RANCANG BANGUN MANAJEMEN SISTEM E-SURAT
SATUAN KERJA PERANGKAT DAERAH (SKPD)
KABUPATEN/KOTA TERKAIT
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
|
Dewasa
ini, profesi sekretaris semakin dituntut kemampuannya untuk dapat
melakukan tugas secara profesional dengan memiliki penguasaan di bidang
kesekretariatan dan teknologi. Ruang lingkup sekretaris semakin luas,
tidak hanya menangani tugas rutin seperti surat menyurat, pengarsipan,
mengatur jadwal pimpinan, melainkan diharapkan dapat menerapkan ide,
mengaplikasikan berbagai kemampuan berbahasa dan teknologi bagi kemajuan
perusahaan. Seperti yang kita ketahui bersama, dalam suatu perusahaan
yang berkembang dibutuhkan adanya komputerisasi di berbagai bidang.
Untuk itulah seorang sekretaris di zaman global sekarang mutlak memiliki
skill di bidang teknologi.
Dengan
perkembangan jaman, sistem administrasi menjadi kebutuhan khusus yang
sangat dibutuhkan dan harus dipenuhi oleh setiap perusahaan sistem yang
terkointergrasi dengan sistem komputer yang baik dalam membantu
kelancaran pelaksanaan tugas manajemen, khususnya dalam menyediakan,
mengelola dan mengamankan surat atau kearsipan, baik intern ataupun
ekstern Perusahaan yang meliputi antara lain tata tulisan dinas, tata
naskah, tata kearsipan, tata kesekretariatan.
Pada
kenyataannya fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap
sebagai sesuatu yang mudah, yang secara otomatis dapat dilakukan oleh
semua orang. Sehingga seringkali keberadaannya tidak dikelola dengan
perencanaan yang baik. Sehingga dengan adanya anggapan tersebut
aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat atau terkendala oleh
masalah administrasi seperti perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang
tidak sesuai dan tidak tepat waktu.
Arsip yang berantakan dan klasifikasi dokumen yang tidak konsisten
menyebabakan penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak hal
buruk
yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Dengan
demikian dibutuhkan Manajemen Sistem E-Surat untuk mengembangkan
Sistem Administrasi dalam suatu organisasi.
|
|
Memberikan
gambaran mengenai alur proses Administrasi surat menyurat pada
lingkungan SKPD (Satuan Kerja Perangkat Daerah) yang mencakup pada
penanganan surat masuk, nota dinas, surat keluar.
|
|
Pembangunan Sistem E-Surat yang terintegrasi bagi Satuan Kerja Perangkat Daerah.
|
|
Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten/Kota.
|
|
Berasal
dari dana Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) sebesar Rp 100.000.000 (Seratus juta rupiah).
|
|
Kantor SKPD terkait.
Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa:
Penyedia
jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan
yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan
Penyedia
jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar
(miniworkshop) terkait dengan sistem E-Surat yang telah diterapkan
pada Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait, agar
dapat membangun suatu sistem yang efektif dan sesuai kebutuhan.
|
|
Metodologi
penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem dengan model
waterfall model dimana implementasi rekayasa aplikasi perpustakaan
berbasis php yang diterapkan di SKPD Kabupaten/Kota terkait untuk melakukan testing apakah sistem yang dibangun
sesuai telah sesuai dengan kebutuhan.
|
|
Jangka
waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 60 (enam puluh) hari
kerja dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu
pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima
pekerjaan.
|
|
Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah:
|
|
Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah :
Ketua
Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1)
lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A
atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang
project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua)
tahun.
Sebagai
ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh
kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa
projek sampai dengan
pekerjaan dinyatakan selesai.
Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang.
Sistem
analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu
Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar
negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman
melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer
berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
Programmer/Developer
yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan
perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau
setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
Database
Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu
(S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang
terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1
(satu) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
e. Quality Assurance
Quality Assurance yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu
(S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang
terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1
(satu) tahun.
Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (satu) orang. |
|
Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah :
|
|
Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah:
|
5.
Untuk pengerjaan proyek tersebut dibutuhkan tim dengan rincian:
- 1 orang Project Manager
- 2 orang Sistem Analis
- 2 orang Programmer
- 1 orang Database Administrator
- 1 orang Quality Assurance
Comments
Post a Comment