KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

RANCANG BANGUN MANAJEMEN SISTEM ADMINISTRASI

PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO)

CABANG TANJUNG PERAK

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

LATAR BELAKANG	Dewasa ini, profesi sekretaris semakin dituntut kemampuannya untuk dapat melakukan tugas secara profesional dengan memiliki penguasaan di bidang kesekretariatan dan technology. Ruang lingkup sekretaris semakin luas, tidak hanya menangani tugas rutin seperti surat menyurat, pengarsipan, mengatur jadwal pimpinan, melainkan diharapkan dapat menerapkan ide, mengaplikasikan berbagai kemampuan berbahasa dan teknologi bagi kemajuan perusahaan. Seperti yang kita ketahui bersama, dalam suatu perusahaan yang berkembang dibutuhkan adanya komputerisasi di berbagai bidang. Untuk itulah seorang sekretaris di zaman global sekarang mutlak memiliki skill di bidang technology. Dengan perkembangan jaman, sistem administrasi menjadi kebutuhan khusus yang sangat dibutuhkan dan harus dipenuhi oleh setiap perusahaan sistem yang terkointergrasi dengan sistem komputer yang baik dalam membantu kelancaran pelaksanaan tugas manajemen, khususnya dalam menyediakan, mengelola dan mengamankan surat atau kearsipan, baik intern ataupun ekstern Perusahaan yang meliputi antara lain tata tulisan dinas, tata naskah, tata kearsipan, tata kesekretariatan. Pada kenyataannya fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, yang secara otomatis dapat dilakukan oleh semua orang. Sehingga seringkali keberadaannya tidak dikelola dengan perencanaan yang baik. Sehingga dengan adanya anggapan tersebut aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat atau terkendala oleh masalah administrasi seperti perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu. Arsip yang berantakan dan klasifikasi dokumen yang tidak konsisten menyebabakan penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Dengan demikian dibutuhkan Manajemen Sistem Administrasi untuk mengembangkan Sistem Administrasi dalam suatu organisasi.
MAKSUD DAN TUJUAN	Memberikan gambaran mengenai alur proses Administrasi pada PT. PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK SURABAYA yang mencakup pada penanganan surat masuk, nota dinas, surat keluar.
SASARAN	Pembangunan Sistem Informasi pengadaan barang yang terintegrasi bagi PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK.
NAMA DAN ORGANISASI PENGGUNA JASA	PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK
SUMBER PENDANAAN	Berasal dari dana perusahaan PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK sebesar Rp 25.000.000 (dua puluh lima juta rupiah).
LINGKUP, LOKASI KEGIATAN, DATA DAN FASILITAS PENUNJANG SERTA ALIH PENGETAHUAN	Lingkup Kegiatan Pengembangan fitur-fitur utama dari sistem informasi pengadaan barang berbasis web sebagai berikut: Menambahkan data barang yang disimpan Mengkategorikan barang yang ada di gudang Menampilkan data vendor dan barang yang disediakan Melakukan pencatatan barang yang masuk Melakukan pencatatan barang yang keluar Mencetak laporan keluar masuk barang Melakukan proses pengadaan barang Pengembangan database yang dapat mendukung fitur yang dikembangkan pada poin I Pengembangan Struktur Database Pengembangan Database Relationship Membuat dokumentasi yang lengkap (kertas dan elektronik) untuk sistem informasi perpustakaan yang dibangun meliputi: User Requirement, User Interface, Testing (Case Test, Unit Test, Integration Test, Acceptance Test) Database Dictionary, Form Input/Output, Source Code yang dapat dipahami dengan mudah oleh pengguna jasa. User Manual. Pengadaan server (hardware) Lokasi Kegiatan PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK Data dan Fasilitas Penunjang Penyediaan oleh pengguna jasa Data dan fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan dan harus dipelihara oleh penyedia jasa: Laporan dan Data Dokumen atau laporan fisik tentang sistem pengadaan barang yang ada. Akomodasi PC untuk server Unit PC yang dapat digunakan untuk melakukan service terhadap sistem yang akan dibuat. Fasilitas yang disediakan oleh pengguna jasa yang dapat digunakan oleh penyedia jasa (bila ada). Penyediaan oleh penyedia jasa Penyedia jasa harus menyediakan dan memelihara semua fasilitas dan peralatan yang dipergunakan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan Personal Computer atau laptop/note book Alih Pengetahuan Penyedia jasa harus mengadakan pelatihan, kursus singkat, diskusi, dan seminar (miniworkshop) terkait dengan sistem pengadaan yang telah diterapkan pada PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK, agar dapat membangun suatu sistem yang efektif dan sesuai kebutuhan.
METODOLOGI	Metodologi penelitian ini menggunakan pendekatan pengembangan sistem dengan model waterfall model dimana implementasi rekayasa aplikasi perpustakaan berbasis php yang diterapkan di PT PELABUHAN INDONESIA III (PERSERO) CABANG TANJUNG PERAK untuk melakukan testing apakah sistem yang dibangun sesuai telah sesuai dengan kebutuhan.
JANGKA WAKTU PELAKSANAAN	Jangka waktu pelaksanaan kegiatan ini adalah selama ± 75 (enam puluh) hari kerja dan harus dilaksanakan proses user acceptance test dengan waktu pelaksanaan minimal 5 (lima) hari kerja dari tanggal serah terima pekerjaan.
KUALIFIKASI	Kualifikasi yang diharuskan dipenuhi oleh Penyedia Jasa adalah: Memiliki latar belakang dan pengalaman dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. Pernah menjadi Penyedia Jasa dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi untuk dua organisasi berbeda. Memiliki pemikiran inovatif dan konstruktif dalam bidang Perancangan dan Pembangunan Aplikasi. Memiliki kemampuan untuk menangani masalah dengan cepat dan tepat. Memiliki metode yang baik dalam memberikan pelayanan kepada Pengguna. Sanggup untuk memberikan garansi atas berfungsinya barang/jasa secara sempurna selama satu tahun sejak serah terima. Memiliki komitmen dan disiplin terhadap tanggung jawab dan jadwal pekerjaan.
TENAGA AHLI	Tenaga ahli yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan ini adalah : Ketua Tim (Project Manager) Ketua Tim disyaratkan seorang, minimal Sarjana Teknik Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, berpengalaman dalam pelaksanaaan pekerjaan di bidang project management pengembangan aplikasi sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun. Sebagai ketua tim, tugas utamanya adalah memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan anggota tim kerja dalam pelaksanaan pekerjaan selama masa projek sampai dengan pekerjaan dinyatakan selesai. Jumlah yang harus disediakan 1 (satu) orang. Sistem Analis Sistem analis yang disyaratkan adalah minimal Sarjana Informatika/Ilmu Komputer Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat, yang berpengalaman melaksanakan pekerjaan di bidang pengembangan perangkat lunak komputer berbasis web dan data base sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang. Programmer/Developer Programmer/Developer yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 3 (tiga) orang. Database Administrator Database Administrator yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.   e. Manager Gudang Manager Gudang dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Untuk mengawasi jalannya pengerjaan sistem.       Jumlah yang harus disediakan minimal 1 (dua) orang. f. Administrasi Gudang Administrasi Gudang yang disyaratkan sekurang-kurangnya setara Strata satu (S1) lulusan perguruan tinggi negeri/swasta/luar negeri yang terakreditasi A atau setingkat dengan pengalaman sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun. Jumlah yang harus disediakan minimal 2 (dua) orang.
KELUARAN	Keluaran yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan ini adalah : Perangkat lunak sistem informasi pengadaan barang berbasis web yang dapat dioperasionalkan dan digunakan untuk menangani proses pengadaan barang yanga ada sehingga dapat meningkatkan kecepatan penanganan, efisiensi, dan menghasilkan output yang lebih baik dan berkualitas. Dokumentasi yang berkaitan dengan pengembangan aplikasi, antara lain dan tidak terbatas pada requirement, desain sistem, konfigurasi sistem dan arsitektur program; Program dengan source code; Dokumentasi seluruh sistem dan perangkat lunak berupa technical manual; Dokumentasi SOP (system operating procedure) maupun SMP (system maintenance procedure); Instalasi aplikasi; Pelatihan, pendampingan/asistensi, garansi dan pemeliharaan.
LAPORAN	Jenis laporan yang harus diserahkan kepada pengguna jasa adalah: Laporan Pendahuluan, berisi : Rencana kerja penyedia jasa secara menyeluruh; Mobilisasi tenaga ahli dan tenaga pendukung lainnya; Jadwal kegiatan penyedia jasa Laporan Mingguan, berisi : Aktifitas yang dilakukan oleh masing-masing anggota tim pengembangan aplikasi; Hasil yang telah dicapai maupun (apabila ada) kendala-kendala yang dialami serta rencana penanganan kendala tersebut; Prosentase hasil pekerjaan terhadap hasil akhir yang telah ditetapkan; Laporan Akhir, berisi : Laporan pendahuluan; Laporan Mingguan; Dokumentasi lain yang berkaitan dengan kegiatan proyek pengembangan sistem ini sebagaimana dimaksud pada point 6 dan 11;